Conformité
Faites de votre conformité un argument commercial
Un contrôleur qui arrive, un audit d’enseigne, un client qui demande son registre : ce sont les moments où un logiciel de gestion se révèle inutile ou indispensable. FrioSoft est écrit pour ces moments-là.
Fiche d’intervention
Le Cerfa 15497*04 se remplit, il ne se redessine pas
Le PDF officiel est un formulaire à 72 champs nommés. FrioSoft remplit ces champs, dans le fichier de l’administration. Il n’en produit pas une copie ressemblante.
- 01 · Pourquoi le vrai formulaire
- 02 · Ce qu’il porte
- 03 · L’ordre imposé
Trois raisons de ne pas le redessiner
Un fac-similé se discute
Lors d’un contrôle, un document qui ressemble au formulaire officiel ouvre une discussion. Le formulaire officiel, non.
Un fac-similé se périme
La version *04 a remplacé la *03 en juillet 2024 pour intégrer le règlement 2024/573. Il y aura une *05. Le jour où elle paraîtra, un contrôle automatique le signalera.
Les 72 champs sont nommés
Remplir le formulaire est donc un simple appariement, pas une mise en page à refaire à chaque révision.
Ce que la fiche porte, champ par champ
Opérations sur le fluide
| Nature | Fluide | Quantité | Bouteille | Origine du gaz | Motif |
|---|---|---|---|---|---|
| Charge | R-449A | 1,250 kg | BT-2026-018 | Vierge | Appoint après réparation |
| Récupération | R-449A | 0,400 kg | BT-2026-004 | Récupéré | Vidange partielle |
Contrôle d’étanchéité
| Méthode | Résultat | Localisation | Réparation | Suite |
|---|---|---|---|---|
| Directe · détecteur électronique | Fuite détectée | Vanne de service HP | Réparée le 12/03/2026 | Vérification après réparation programmée |
5 ans Un exemplaire est remis au détenteur, un exemplaire identique est conservé par l’entreprise : l’article 7 §2 du règlement (UE) 2024/573 impose la conservation des deux côtés.
Représentation des données que FrioSoft porte dans le formulaire officiel. Données de démonstration, entreprise et client fictifs.
L’ordre des opérations est imposé
L’article R. 543-82 exige la signature conjointe de l’opérateur et du détenteur. Le document doit donc être produit avant la signature, sur le terrain — et non généré au bureau le lendemain à partir d’une signature capturée plus tôt. C’est un ordre d’opérations, pas un détail d’ergonomie : un logiciel qui fabrique la fiche au retour ne peut pas la faire signer par le détenteur.
Registre et déclaration
Le geste d’un contrôle tient en une seconde
Le registre par équipement s’exporte en un clic, par équipement ou par site, en PDF et en tableur. Son contenu n’est pas une décision d’éditeur : il est fixé par l’article 7 §1 du règlement (UE) 2024/573, en sept groupes de données.
La déclaration annuelle se construit seule à partir des mouvements de l’année : quantités achetées, chargées, récupérées, cédées, régénérées, détruites. Elle n’est jamais saisie à la main — c’est précisément le travail que le produit remplace.
Au-delà de 300 kg de HCFC ou de 500 t éq. CO₂ de HFC, une copie du constat de fuite est adressée au préfet. C’est une obligation de transmission, pas seulement d’archivage : elle apparaît comme une action à faire, pas comme une ligne de registre.
Le détail du registreMouvements de fluide
| Date | Sens | Quantité | Motif | Origine |
|---|---|---|---|---|
| 12/03/2026 | Charge | 1,250 kg | Appoint après réparation | Vierge |
| 12/03/2026 | Récupération | 0,400 kg | Vidange partielle | Récupéré |
| 04/09/2025 | Charge | 42,000 kg | Mise en service | Vierge |
Contrôles
| Date | Nature | Résultat | Réparation | Intervenant |
|---|---|---|---|---|
| 12/03/2026 | Étanchéité | Fuite | 12/03/2026 | M. Sanchez · A1 |
| 04/09/2025 | Mise en service | Conforme | — | M. Sanchez · A1 |
Export PDF et tableur · conservation 5 ans par l’exploitant et par l’entreprise qui intervient.
Données de démonstration.
Habilitations
Les catégories I à V disparaissent au 31 décembre 2026
Deux arrêtés du 21 novembre 2025 installent les catégories A1, A2, B, C, D, E et V, obligatoires au 1er janvier 2027. Les arrêtés de 2008 sont abrogés au 31 décembre 2026. Toute documentation qui parle encore de « catégorie I à IV » sera périmée avant la fin de l’année — y compris celle de la plupart des éditeurs.
Une intervention est refusée, pas signalée
Si l’intervenant ne détient pas une attestation d’aptitude en cours de validité couvrant la charge et le type d’équipement, l’intervention est refusée, avec le motif. Pas une alerte : un refus. Une fiche Cerfa signée par un technicien non habilité est une non-conformité sur le document lui-même.
⚠️ Le contrôle utilise la date de l’intervention, pas celle de la synchronisation. Une attestation expirée le 31 décembre n’invalide pas une intervention du 30.
Quelles interventions prévues n’ont personne d’habilité ?
Savoir qui a le droit de faire quoi est utile. Savoir à l’avance quelles visites du mois prochain n’ont aucun intervenant habilité, c’est ce qui évite un déplacement pour rien et une fiche non conforme.
Organisme accrédité NF EN ISO/IEC 17065
Données de démonstration. La remise à niveau imposée par l’arrêté du 21 novembre 2025 est une échéance distincte de l’expiration : deux dates à suivre, pas une.
Entretien et inspection
La puissance s’apprécie au bâtiment, pas à l’équipement
Dix splits de 8 kW dans un même bâtiment constituent un système de 80 kW : ils sortent de l’entretien biennal et basculent en inspection quinquennale. Prendre la puissance équipement par équipement donne la mauvaise obligation à tout le monde.
| Obligation | Puissance | Périodicité |
|---|---|---|
| Entretien des chaudières | 4 kW à 400 kW | Chaque année civile |
| Entretien des systèmes thermodynamiques | 4 kW à 70 kW | Au plus 24 mois glissants |
| Inspection périodique | Plus de 70 kW | Au plus 5 ans — 10 ans si ISO 50001 |
| Contrôle d’efficacité des chaudières | 400 kW à 20 MW | 2 à 3 ans selon la puissance |
| Inspection des systèmes d’automatisation (tertiaire) | Seuils 290 et 70 kW | 5 ans, ramenée à 2 ans |
Année civile et mois glissants ne se comptent pas pareil
L’entretien des chaudières se compte en année civile ; celui des systèmes thermodynamiques en 24 mois glissants. Une seule mécanique d’échéance ne couvre pas les deux, donc FrioSoft en porte deux.
Deux ans après l’installation, pas après la signature
Le premier entretien d’un système thermodynamique est dû au plus tard deux ans après son installation ou son remplacement. L’échéance initiale se calcule donc depuis la mise en service, pas depuis la date du contrat.
Facturation électronique
La réception est exigible depuis septembre 2026
La réforme française s’applique en deux temps : recevoir d’abord, émettre ensuite. FrioSoft produit des factures au format réglementaire, avec le fichier structuré embarqué dans le PDF : votre client la lit comme un document ordinaire, sa comptabilité l’intègre sans ressaisie.
⚠️ Le logiciel fabrique le fichier ; il n’en assure pas l’acheminement. Le raccordement à une plateforme agréée est une démarche distincte, et elle vous appartient — c’est écrit noir sur blanc plutôt que noyé dans une page de fonctions.
Le fichier est relu avant d’être remis
Le format est validé contre les schémas officiels de la norme, et non simplement déclaré conforme. Le numéro de TVA intracommunautaire est requis côté vendeur et côté acheteur : une facture à laquelle il manque est refusée à l’émission, pas à la réception par votre client.
Votre prochain contrôle, préparé d’avance
On déroule une intervention complète jusqu’au registre exporté, sur un de vos sites.